Reglementen
Huishoudelijk reglement van Tennisvereniging Quintus
Het huishoudelijk reglement betreft volgende onderwerpen:
- Het bestuur
- Vergaderingen
- Commissies
- Sporttenue
- Competitie
- Toernooien
- Soorten lidmaatschap
- Strafbepalingen
- Financiële bepalingen
- Overige verplichtingen van de leden
- Baanreglement
- Afschrijfreglement
- Piramide Competitiereglement
- Toernooireglement clubkampioenschappen
- Slotbepalingen
- Jaarboekje_2019
- Privacy statement (AVG)
Het Bestuur
- Het bestuur bestaat minimaal uit 5 leden, inbegrepen de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, die allen seniorlid, erelid of lid van verdiensten moeten zijn. Nieuwe bestuursleden worden op voordracht van minstens vijf leden van de vereniging of door het Bestuur ter benoeming voorgedragen aan de algemene ledenvergaderig. Tegenkandidaten kunnen tot 48 uur voor aanvang van de algemene vergadering door het Bestuur of op voordracht van vijf of meer leden van de verenigings schriftelijk bij het secretariaat worden aangemeld.
- Bestuursleden worden benoemd voor een tijdvak van 3 jaar. Na afloop van deze periode zijn zij terstond herkiesbaar. Zij hebben het recht tussentijds af te treden.
- Jaarlijks treedt tenminste één bestuurslid af volgens een door het Bestuur op te maken rooster. Hij is terstond herbenoembaar. Hij die benoemd wordt ter voorziening in een tussentijdse vacature neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in.
- Het bestuurslidmaatschap eindigt door periodiek aftreden of door schriftelijk bedanken of door beëindiging van het lidmaatschap of door ontslag of royement door de algemene vergadering of door overlijden of onder curatelestelling.
- De werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de leden van het Bestuur zijn als volgt:
- a. De voorzitter geeft leiding en houdt toezicht op het verenigings-leven en draagt zorg voor de naleving van de statuten, het huis-houdelijk reglement en alle verdere regelingen en bepalingen. Hij is de officiële woordvoerder en vertegenwoordiger van de vereniging.
- b. De secretaris voert de administratie van de vereniging. Hij is belast met het notuleren van de vergaderingen en houdt het ledenregister bij. Bij deze laatste bezigheid kan hij zich laten assisteren, na verkregen goedkeuring van het Bestuur.
- c. De penningmeester beheert de geldmiddelen. Voor zijn beheer is hij persoonlijk verantwoordelijk. Hij kan zijn taak aan derden overdragen of zich daarbij laten assisteren na goedkeuring van het Bestuur. Hijj zorgt voor de inning van de contributie en overige inkomsten. Hij houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven, zodanig dat de stand van baten en lasten van de vereniging kan worden gekend. Hij verricht geen betalingen anders dan tegen een behoorlijk getekende kwitantie. Gelden welke niet nodig zijn om aan onmiddellijke verplichtingen te voldoen, worden door hem in bewaring gegeven overeenkomstig de door het Bestuur te nemen besluiten.
- d. De overige bestuursleden krijgen een taak door het Bestuur opgedragen.
Vergaderingen
- Naast de periodiek te houden bestuursvergaderingen wordt jaarlijks in de maand november de algemene ledenvergadering gehouden. Dag, uur en plaats daarvan worden door het Bestuur vastgesteld.
- De algemene ledenvergadering heeft het recht van interpellatie, initiatief en amendement.
Commissies
- Het bestuur kan volgens artikel 10 lid 5 van de statuten bevoegdheden, welke het bij of krachtens de statuten of dit reglement heeft aan een commissie delegeren. De gedelegeerde bevoegdheden worden door de commissie onder toezicht en verantwoordelijkheid van het Bestuur uitgeoefend.
- Het Bestuur kan de door een commissie genomen besluiten te allen tijde intrekken of herzien.
- De leden van de commissies worden op voordracht van de betrokken commissie benoemd door de algemene vergadering, tenzij het gaat om een nieuw in te stellen commissie. In dat geval worden de commissieleden op voordracht van het bestuur benoemd.
- Bij tussentijdse vacatures in commissies kan het bestuur tijdelijk in deze vacature voorzien, eventueel op voordracht van de desbetreffende commissie.
- Commissieleden worden conform het bepaalde in artikel 10, lid 5 van de statuten voor één jaar benoemd. Zij zijn terstond herbenoembaar.
- Een commissie kan slechts worden ontbonden na goedkeuring van de algemene vergadering.
- Tennisvereniging Quintus kent de volgende commissies:
- Toernooicommissie, welke is belast met de speltechnische aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld het maken van de jaarlijkse baanindeling, het opmaken en wijzigen van reglementen alsmede het organiseren van competities en toernooien. De Toernooicommissie is is belast met het organiseren van toernooien. Dit wordt gedaan in samenwerking met de Jeugdcommissie.
- Barcommissie, welke is belast met het realiseren van een goede barbezetting in de Uithoek. Zij draagt zorg voor voldoende voorraad en materiaal. Uitvoering vindt plaats als verlengstuk van de barcommissie van de Federatie, aan welke commissie financiële verantwoording wordt afgelegd.
- Activiteitencommissie, welke is belast met de voorbereiding en verzorging van speciale activiteiten in en rondom de Uithoek.
- Jeugdcommissie, welke belast is met de organisatie en begeleileiding van evenementen voor de jeugdleden.
- Kascommissie, welke belast is met de controle van de jaarstukken.
- Materiaalcommissie, welke is belast met het technisch op peil houden van de voorzieningen.
- Redactiecommissie, welke toeziet op de periodieke berichtgeving in het Quintusblad of anderszins.
De voorzitter van het Bestuur heeft het recht iedere commissievergadering bij te wonen.
Sporttenue
- Leden van de Tennisvereniging Quintus worden slechts op de tennisbanen toegelaten wanneer zij gekleed zijn volgens het daaromtrent bepaalde in het baanreglement (zie artikel 1 van dit reglement)
Competitie
- Tennisvereniging Quintus speelt niet mee in de landelijke competitie van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennisbond.
- Spelende leden van de Tennisvereniging Quintus kunnen desgewenst meespelen in een verenigingscompetitie, conform het daartoe vastgestelde competitiereglement (zie betreffende artikel) .
Toernooien
- Tennisvereniging Quintus organiseert minimaal twee toernooien per verenigingsjaar voor de leden.
- Ieder lid van de vereniging heeft het recht in te schrijven op de toernooien.
- Tijdens toernooien is het bepaalde in dit reglement onbeperkt van kracht, tenzij anders is aangegeven (zie ook Tournooireglement).
Soorten lidmaatschap
- Tennisvereniging Quintus kent de volgende spelende leden: seniorleden, juniorleden, jeugdleden en daluurleden.
- Seniorleden zijn leden die op 31 december voorafgaande aan het verenigingsjaar ( het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar) de 18 jarige leeftijd hebben bereikt.
- Juniorleden zijn leden die op 31 december voorafgaande aan het verenigingsjaar de 12 jarige leeftijd hebben bereikt maar jonger zijn dan 18 jaar.
- Jeugdleden zijn leden die op 1 januari van het verenigingsjaar nog niet de 12-jarige leeftijd hebben bereikt.
- Daluurleden zijn seniorleden die alleen op werkdagen op door het Bestuur te bepalen tijden mogen spelen (zie het afschrijfreglement).
Strafbepalingen
-
-
- Het Bestuur is gerechtigd strafbepalingen toe te passen t.a.v:
- leden die de belangen van de vereniging schaden, dan wel de bepalingen van de statuten of de reglementen of de besluiten genomen in de algemene ledenvergadering overtreden;
- leden die door wangedrag de goede naam van de vereniging schaden;
- leden die ondanks herhaalde aanmaning in gebreke blijven hun contributieverplichting na te komen;
- De straf kan bestaan uit:
– een schriftelijke dan wel mondelinge waarschuwing
-
-
- – schorsing voor een bepaalde tijd;
-
- – geldelijke boetes;
-
- – beëindiging van het lidmaatschap;
- – royement; een door het Bestuur uitgesproken royement dient te worden bekrachtigd door de algemene vergadering met tenminste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen.
- De duur van de schorsing wordt bepaald door het Bestuur en is ingevolge artikel 7 lid 1 van de statuten gemaximeerd op vier weken. Bij langere termijn dient het Bestuur aan de algemene ledenvergadering een voorstel te doen tot ontzetting uit het lidmaatschap.
- Protest tegen een opgelegde straf is mogelijk; dit protest dient dan binnen twee weken na dagtekening van het bericht, waarin de strafmaat vermeld staat, door het secretariaat te zijn ontvangen.
Financiële bepalingen
- Nieuwe leden moeten bij inschrijving een door het Bestuur vastgesteld bedrag aan inschrijfkosten betalen.
- Een lid dient zijn contributieverplichtingen te voldoen binnen een door het Bestuur vast te stellen termijn. Wordt dit niet gedaan dan is het Bestuur gerechtigd strafbepalingen toe te passen, conform het bepaalde in artikel 8.
- Bij tussentijdse inschrijving wordt steeds per half verenigingsjaar met terugwerkende kracht de contributie berekend.
- Bij tussentijds afschrijven wordt de contributie, zoals in artikel 8 lid 1 van de statuten bepaald, over het hele verenigingsjaar berekend.
- Geldelijke boetes dienen steeds binnen vier weken na berichtgeving te worden voldaan, tenzij binnen de in artikel 8, lid 4 vastgestelde tijd wordt geprotesteerd.
Overige verplichtingen van de leden
- De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan het ledensecretariaat op te geven.
- Nieuwe leden moeten bij aanmelding een volledig ingevuld aanmeldingsformulier bij het ledensecretariaat inleveren.
- Spelende leden krijgen een spelerspas voor de duur van het lidmaatschap.
- De seniorleden zijn verplicht tenminste eenmaal per kalenderjaar (dan wel meerdere malen, zulks ter beoordeling van de barcommissie) bardienst te doen in de Uithoek. Daartoe dienen de aanwijzingen, opgesteld door de barcommissie, te worden opgevolgd. Bij in gebreke blijven zal terstond een nieuwe aanwijzing volgen. Bij hernieuwd in gebreke blijven, zal het bestuur optreden.
- De verplichting tot het doen van bardienst, zoals hierboven beschreven, vervalt pas nadat het lidmaatschap formeel is beëindigd, zijnde op 31 december van enig jaar. Bij het niet voldoen aan deze verplichting, wanneer het lidmaatschap vroegtijdig schriftelijk is opgezegd, zal het lidmaatschapspasje worden ingevorderd, de toegang tot de banen worden ontzegd en het betrokken ex‑lid voor de periode van 3 jaar niet meer als lid worden geaccepteerd.
Slotbepalingen
- Ieder lid van de vereniging wordt geacht bekend te zijn met de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede met het bepaalde in de bij het huishoudelijk reglement opgenomen bijlagen.
- Ten behoeve van de leden liggen exemplaren van de statuten en reglementen ter inzage bij het secretariaat.
- In alle gevallen, waarin de reglementen niet voorzien, beslist het Bestuur.
- Het Bestuur is verplicht voorstellen tot wijziging en/of aanvulling van reglementen voor te leggen aan de algemene vergadering.
- Wijzigingen in reglementen kunnen slechts van kracht worden bij een meerderheid van 2/3 der uitgebrachte stemmen.
- Dit reglement is in werking getreden op 30 november 1988 en laatstelijk gewijzigd op de Algemene Ledenvergadering van 25 november 2010.